Obrigações Fiscais da Transportadora em 2025: CT-e, EFD-Reinf, ICMS e Mais

Por que o fiscal é o calcanhar de Aquiles de muitas transportadoras

A atividade de transporte rodoviário de cargas tem uma particularidade fiscal importante: ela envolve, ao mesmo tempo, tributos federais, estaduais e municipais — e os documentos eletrônicos obrigatórios (CT-e, MDF-e) precisam ser emitidos corretamente em cada operação, sob pena de multa, apreensão da carga e, nos casos mais graves, suspensão do RNTRC. Mesmo transportadores experientes costumam ter dúvidas sobre qual regime escolher, quando emitir cada documento e o que mudou com a extinção da DIRF em 2025.

Este artigo consolida as principais obrigações fiscais para transportadoras em 2025, de forma prática e sem juridiquês.

RNTRC: o registro que habilita a operar

Antes de qualquer obrigação fiscal, a transportadora precisa estar regularizada no Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC), mantido pela ANTT. O RNTRC é obrigatório para:

• Empresas de transporte de cargas (ETC) com CNPJ
• Cooperativas de transporte (CTC)
• Transportadores autônomos de carga (TAC) — CPF e CNH categorias C, D ou E

O registro deve ser renovado periodicamente e o número do RNTRC precisa constar no CT-e emitido. Operar sem RNTRC válido sujeita à multa de R$ 2.000 a R$ 10.000 e à apreensão do veículo.

CT-e: o documento fiscal central do transporte

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), regulamentado pelo Ajuste SINIEF 09/2007 e atualizações posteriores, é o documento fiscal obrigatório para qualquer prestação de serviço de transporte interestadual ou intermunicipal oneroso. Sem CT-e válido, a mercadoria não pode circular legalmente.

O CT-e deve ser emitido antes do início da prestação do serviço — ou seja, antes de carregar o veículo — e deve conter:

• Dados do emitente (transportadora: CNPJ, Inscrição Estadual, RNTRC)
• Dados do remetente e do destinatário da mercadoria
• Dados do tomador do serviço (quem paga o frete)
• Descrição do serviço: modal, tipo de frete, valor, chave da NF-e da carga
• Indicação do CFOP correto (ex: 5.351 para frete dentro do estado, 6.351 para interestadual)
• Base de cálculo e alíquota do ICMS aplicável

Erros comuns no CT-e que geram problemas fiscais: valor do frete menor do que o efetivamente pago (sonegação), tomador incorreto (gera rejeição na SEFAZ) e uso de CFOP errado (exige carta de correção ou cancelamento).

MDF-e: o manifesto que acompanha a viagem

O Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e) é obrigatório para transportadoras que realizam transporte com carga própria ou de terceiros e cruzam mais de um município. Ele vincula o veículo, o motorista e os documentos fiscais da carga (CT-e ou NF-e) em um único documento eletrônico acessível às fiscalizações.

O MDF-e deve ser emitido:

• Por viagem, vinculando todos os CT-es carregados
• Antes do início do deslocamento
• E encerrado ao finalizar a entrega (encerramento eletrônico)

Circular com carga sem MDF-e emitido ou com MDF-e encerrado incorretamente sujeita a multa. As fiscalizações nas balanças da PRF consultam o sistema em tempo real.

ICMS no transporte: quem deve, quanto e para qual estado

O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) incide sobre a prestação de serviço de transporte interestadual e intermunicipal e é o tributo estadual mais relevante para transportadoras. As regras variam por estado e tipo de operação:

• Transporte dentro do mesmo estado (intraestadual): ICMS calculado sobre o valor do frete com a alíquota interna do estado (geralmente 12% a 17%). A guia é recolhida para o estado onde o serviço é prestado.
• Transporte interestadual: a alíquota aplicável é a interestadual do estado de origem do serviço (geralmente 7% para estados do Norte/Nordeste/Centro-Oeste e 12% para Sul/Sudeste, quando o destino é outro estado). Existe diferencial de alíquota (DIFAL) em alguns casos — consulte um contador especializado em transporte.
• Substituição tributária: alguns estados adotam regime de substituição tributária para o ICMS-frete, transferindo a responsabilidade de recolhimento para o tomador do serviço ou para o remetente da mercadoria.
• Isenções e benefícios: estados como Mato Grosso oferecem diferimento de ICMS para transportes de grãos — verifique a legislação estadual antes de calcular o frete.

A correta apuração do ICMS exige conhecimento da legislação de cada estado cruzado. Para transportadoras com operação interestadual frequente, um contador com especialização em TRC (Transporte Rodoviário de Cargas) é indispensável.

ISS para transporte intramunicipal

O ISS (Imposto Sobre Serviços) municipal incide sobre transportes realizados integralmente dentro dos limites de um único município. A alíquota varia de 2% a 5% conforme a legislação de cada prefeitura. Transportadoras que fazem distribuição urbana (last-mile) dentro de grandes cidades precisam estar cadastradas no ISS municipal do(s) município(s) onde operam.

EFD-Reinf em 2025: o que mudou com a extinção da DIRF

A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) foi extinta em janeiro de 2025. A partir dessa data, as retenções de IRRF, PIS, COFINS e CSLL sobre pagamentos a transportadoras são informadas pelos tomadores de serviço via EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), módulo do SPED.

O que muda na prática para transportadoras:

• Se você é a transportadora prestadora do serviço: o tomador (quem te contratou e te pagou) é o responsável por declarar o IRRF retido via EFD-Reinf. Você precisa receber o comprovante de retenção para lançar o crédito na sua declaração anual.
• Se sua transportadora contrata subcontratados (TAC, outras ETC): você passou a ser obrigada a informar as retenções pagas via EFD-Reinf mensalmente, com prazo até o dia 15 do mês seguinte à retenção.
• CSRF sobre frete: empresas contratantes que pagam frete para transportadoras com CNPJ precisam reter 1,5% de IRRF + 3% de PIS/COFINS/CSLL (CSRF) sobre o valor do frete, quando o pagamento supera R$ 666,66 mensais por fornecedor e a transportadora não se enquadra em regime diferenciado.

A extinção da DIRF não eliminou as retenções — apenas trocou o canal de comunicação. Transportadoras que antes recebiam o Comprovante de Retenção (DIRF) anual agora devem verificar se os tomadores estão declarando corretamente via EFD-Reinf e cruzar com o que consta em seu IRPJ.

PIS e COFINS para transportadoras

PIS (0,65%) e COFINS (3%) no regime cumulativo (Lucro Presumido ou Simples) incidem sobre o faturamento bruto. No regime não-cumulativo (Lucro Real), as alíquotas sobem para 1,65% e 7,6%, mas permitem o desconto de créditos sobre insumos — incluindo aquisição de combustível, pneus e serviços de manutenção. A escolha do regime tributário impacta diretamente o quanto você paga de PIS/COFINS.

Qual regime tributário escolher: Simples, Lucro Presumido ou Real?

• Simples Nacional: disponível para transportadoras com faturamento anual até R$ 4,8 milhões. Alíquota inicial de 11,5% sobre a receita (Anexo III), podendo variar com a margem de folha de pagamento. Vantagem: recolhimento unificado (DAS), menos burocracia. Desvantagem: impossibilidade de aproveitar créditos de PIS/COFINS e ICMS.
• Lucro Presumido: opção para faturamento até R$ 78 milhões. Base de cálculo do IRPJ é 8% sobre a receita de transporte; CSLL incide sobre 12%. Total de carga sobre o lucro presumido: IRPJ (15% + adicional de 10% acima de R$ 20.000/mês) + CSLL (9%) + PIS (0,65%) + COFINS (3%). É o regime mais comum entre transportadoras de médio porte.
• Lucro Real: obrigatório acima de R$ 78 milhões de receita, mas pode ser vantajoso para transportadoras com margem baixa ou com muitos insumos dedutíveis. Permite crédito de PIS/COFINS sobre diesel, pneus e manutenção — o que pode reduzir significativamente a carga tributária em operações intensivas em custo.

A escolha do regime deve ser feita anualmente, com base na projeção de receita, margem operacional e estrutura de custos. Um contador especializado em TRC consegue simular os três cenários e apontar qual gera menor carga tributária para a sua operação específica.

Calendário fiscal básico para transportadoras em 2025

• Mensal: emissão de CT-e por viagem, MDF-e por viagem, apuração de ICMS (via SPED Fiscal ou PGDAS no Simples), recolhimento de PIS/COFINS (Lucro Presumido/Real)
• Dia 15 de cada mês: envio da EFD-Reinf (se obrigado como retentor)
• Trimestral (Lucro Presumido): apuração e recolhimento de IRPJ e CSLL
• Anual: SPED Contábil, SPED Fiscal, ECF (Escrituração Contábil Fiscal), RAIS, renovação do RNTRC se necessário, renovação do seguro RCTR-C

Manter um contador especializado em TRC não é custo — é investimento. O custo de uma autuação por CT-e emitido com erro ou por recolhimento incorreto de ICMS interestadual supera em muito o honorário anual de qualquer contabilidade especializada.